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メール操作

● メーラー(Outlook Express)フォルダの仕分け設定

実際にビジネスを始めますと、数多くのメールを受信することになりますが、全部が1つの受信トレイに入ってしまうと見分けが付かなくなってしまいます。任意のフォルダを作成し、自動振り分けすることができますので状況に合わせて設定して下さい。

Outlook Expressの場合、
上部メニュー、メッセージ、メッセージルールを作成を選択し、受信メールを指定のフォルダに自動振り分けするルールを作成できます。


● メールボックスの容量に注意!

インターネット初心者の方は、ご自分のパソコンにメールが直接届くと思っている方が多々いらっしゃいますが、そうではありません。利用しているISP(プロバイダ)のサーバーコンピューターに届き、その保存されているデータを自分のパソコンにダウンロード(受信)しています。この時、初期状態では、受信と同時にサーバーで保存されていたメールデータが自動的に削除され、このメールボックスの容量は契約された最大の空き状態となります。

メールボックスの容量が、満杯状態では、メールを受け取ることができずにリターンメールとなって、差出人へ戻ってしまいますので、充分注意が必要です。

目安として、ビジネスメールマガジン受信の場合、2Mバイトの容量で、約300通受信ですので、主のメールアカウントは、10Mバイト以上がお勧めです。契約容量を確認し、少ない場合は追加して下さい。

一部、ISP(プロバイダ)では1000メールまでに容量制限さてているところもありますので、ご注意下さい。



● メール操作の基本事項!

1)全角35文字以内に改行

2)機種依存文字は使用しない http://www.s-ichi.com/semi/bght/cara.htm

3)URLやメールアドレスが、行先頭から書かないときは、半角スペースを挿入。ハイパーリンク(自動で開く機能)がされない場合があるためです。末尾も改行で終わらない場合は、半角スペースを挿入が必要です。

4)半角スペースと全角スペースの混在は、受け取る環境で、表示位置がずれますのでできる限り避けて下さい。

5)メーリングリスト(別途説明)投稿など、複数アドレスへの一括配信は、BCCを活用。各、メーラー(Outlook Express)には、BCCの入力欄があります。(表示メニュー、すべてのヘッダーで表示されます)メールの宛先は、自分のアドレスを入力して、送信したい複数のアドレスを半角カンマ「,」で区切ってBCCの入力欄へ貼り付けることで一括配信できます。CCや通常の宛先入力とは違い、配信先が相手に通知されません。



● ビジネスでのメール形式はTXT(テキスト)が基本です。

Outlook Expressの場合、
上部メニュー、ツール、オプションを開き、送信タブで設定します。
初期値が、HTML形式になっていますので、テキストに変更します。
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